Înainte de toate, să lămurim câteva concepte diferite:
1. Specificarea postului sau job specification este documentul intern care stă în spatele fiecărei fişe de post şi constituie un ghid complet pentru spceialistul ce recrutează, selectează şi evaluează pentru acea poziţie. Pentru cei care doresc să pornească cu dreptul, mai întâi se face specificarea postului, apoi pe baza specificării postului se face fişa postului. Cu cât mai detaliată, cu atât mai bine.
2. Fişa postului sau job description este minimal cerută de lege. Atâta vreme cât este realizată corect dpdv legal, totul e bine. Fişa postului e verificată de ITM.
3. Anunţul de angajare este oglinda ofertei de muncă. Din momentul în care se creează un post într-o organizaţie, fie că există deja persoana care să-l ocupe, fie că se caută, există obligativitatea anunţării locului de muncă la ANOFM. Oferta de muncă se face în corespondenţă cu specificarea postului, sau, dacă ea nu există, în conformitate cu fişa postului. Anunţul de angajare este un document extern de marketing cu scopul de a atrage candidaţi corespunzători cu fişa postului. Acest document poate fi supus verificărilor de la ITM şi ANOFM, pentru conformitate cu oferta efectivă de muncă. Răspunderea pentru întocmirea corectă a acestuia aparţine managerului general sau specialistului de resurse umane.
Mulţi confundă aceste 3 aspecte diferite.
Ca o completare la ceea ce am scris în articolul Fişa postului, un act important în orice organizaţie, ţin să adaug şi aceste aspecte, care ţin de partea juridică a Fişei Postului. Despre specificarea postului, într-un articol viitor.
Fişa postului este un document solicitat conform legii prin Codul Muncii, care se prezintă obligatoriu la controalele efectuate de autorităţi ale statului, în special Inspectoratul teritorial de Muncă şi Agenţia Naţională pentru Ocuparea Forţelor de Muncă. Documentul are un rol juridic, putând fi prezentat ca dovadă în caz de litigiu în faţa unei instanţe judecătoreşti.
Fişa postului se prezintă obligatoriu înainte de angajarea candidatului, care semnează pentru luarea la cunoştinţă şi primeşte un exemplar. Fişa postului are valoare contractuală. Alte documente care se prezintă împreună cu fişa postului, conform legii: contractul individual de muncă, contractul colectiv de muncă, regulamentul de ordine interioară, fişa de instruire şi protecţie în caz de accidente şi incendiu (care se realizează numai după realizarea instructajului – minim 8 ore la sediul organizaţiei). În cazul în care oricare din aceste documente nu este întocmit corespunzător, aceasta constituie contravenţie şi se sancţionează, de regulă, cu amendă, între 1500 şi 2500 de lei, cf. art. 15 din legea 76/2002 (sau, posibil mai rău, dacă nu există deloc). Angajatul mai întâi citeşte documentele, apoi semnează actele, ultimul dintre ele fiind contractul individual de muncă (cf. Codul muncii, art. 17). În cazul nerespectării prevederilor art. 17 din Codul Muncii, angajatul are dreptul să dea în judecată organizaţia angajatoare şi să obţină daune.
Codul Muncii mai face prevederi, direct sau indirect, la fişa postului în art. 39 alin (2) lit. a. şi d.; art. 40 alin. (1) lit. c., d, şi f.; art. 43; art. 48; 57 alin (5); art. 61 lit. c. şi d.; art. 90, alin (2), lit. b., c. şi e., art. 105, art. 127, art. 188, art. 204 alin (1), art. 269 alin (1). De asemenea, lipsa anumitor prevederi din fişa postului predispune atât angajatorul, cât şi angajatul, la abuzuri şi sancţiuni care pot costa mult timp şi eventual bani.
La acestea, se vor adăuga şi orice alte documente ale organizaţiei: asigurările în caz de accident sau îmbolnăvire profesională (dacă firma oferă aşa ceva), contractul de confidenţialitate, politica de confidenţialitate şi securitate, circuitul informaţional al organizaţiei. Acestea nu sunt obligatorii conform legii, dar capătă valoare juridică în caz de litigiu înaintea unei instanţe judecătoreşti, odată semnate de ambele părţi. Toate aceste documente se vor menţiona în contractul de muncă.
Fişa postului poate să fie cât de scurtă sau cuprinzătoare doreşte organizaţia, cu obligativitatea includerii unor elemente care, cu cât sunt mai clare şi mai detaliate, cu atât mai mult stabilesc contractual efectele lor juridice. Oricum, dacă nu sunt suficient de detaliate, pot atrage cu siguranţă o amendă (aplicată de ITM, cel mai probabil).
Ţine minte!
1. Fişa de post nu ţine loc de contract individual de muncă personalizat, cu clauzele de rigoare. El este un document de sine-stătător, care se completează prin prevederile celorlalte acte.
2. Fişa de post este un document care nu este nici confidenţial, nici public. Acesta sau componente semnificative ale acestuia poate fi prezentat personelor din afara întreprinderii: candidaţi la oricare din posturi, în funcţie de aplicaţia sa; instituţii ale statului; instanţe judecătoreşti; organe de control ale instituţiilor statului; consultanţi. Conducerea organizaţiei poate restricţiona, dacă doreşte, multiplicarea sau transmiterea integrală a acesteia, însă multe elemente ale ei pot fi obţinute prin solicitare scrisă (spre exemplu, atunci când un fost angajat îşi caută un nou loc de muncă şi solicită firmei eliberarea unui document care conţine informaţii despre activitatea sa în firmă, organizaţia este obligată prin lege să furnizeze anumite informaţii în scris, corect şi complet, sub sancţiunea legii), dar aceasta se reglementează strict între organizaţie şi angajaţi. Trebuie ţinut cont şi de faptul că, în cazul prezentării în instanţă ca dovadă (spre exemplu, în cazul unui proces), acest document poate deveni public.
Notă: Acest articol descrie modul în care ar trebui să funcţioneze lucrurile într-o societate comercială, nu modul în care funcţionează ele de fapt în cele mai multe firme.
Salariatul are, conform legii, obligaţia de a îndeplini atribuţiile ce îi revin conform fişei postului. Angajatorul în dreptul său are sarcina de a stabili atribuţiile pentru fiecare angajat şi de a dispune de respectarea realizării lor, în condiţiile create de limitele legii. Insist pe ideea cu sarcinile, întrucât de obicei în categoria „şi alte sarcini” poate intra, spre exemplu, în atribuţiile directorului financiar să cumpere flori pentru amanta şefului – ceea ce în mod evident nu are absolut nici o legătură cu motivul pentru care acesta a fost angajat. În cadrul desfăsurării activităţii unei firme, este vital să se cunoască cerinţele pentru fiecare post, astfel încât angajatul şi angajatorul să cunoască importanţa proceselor implicate în realizarea sarcinilor de serviciu. În acest sens, specificarea posturilor constă bază pentru recrutarea şi selecţia personalului, pentru evaluarea şi revaluarea angajaţilor şi pentru tragerea la răspundere pentru greşelile de serviciu şi promovarea meritelor.
În sens epistemologic, defineşte cadrul de referinţă al activităţii angajatului şi o bază de comunicare a acestuia cu angajatorul şi a stabilirii relaţiilor de comunicare internă a a firmei. În acest sens, defineşte activitatea angajatului, raporturile profesionale directe şi indirecte cu colegii, inferiorii şi superiorii şi mai ales sarcinile care i se cuvin angajatului. Evaluarea se face în comparaţie cu obiectivele stipulate în specificare, conform criteriilor stabilite de conducere pe baza cerinţelor. Cerinţele sunt influenţate din exterior de piaţa de desfacere, raporturile cu clienţii şi furnizorii, mediul de promovare, iar din interior de angajaţi, gestionarea viziunii manageriale şi aspectele de motivare şi motivaţie.
Elementele din specificare constituie bază pentru gestionarea managerială a procesului de motivare şi pentru încurajarea motivaţiei angajatului. Sunt un pilon al activităţii într-o firmă. Pe baza acestei specificări, se constituie manualul angajatului. Fie că această specificare este realizată de experţi în domeniu, plătiţi pentru servicii, fie că e realizat de managerul de resurse umane din cadrul firmei, trebuie să fie specific firmei şi să ţină cont de cerinţele de mai sus. Obiectivele trebuie formulate clar şi concis, astfel ca indiferent de schimbările de personal, responsabilităţile specifice angajaţilor firmei să fie achitate performant.
Atenţie! A nu se confunda cu descrierea postului! Descrierea postului constituie documentul amplu, comprehensiv, care este adus la cunoştinţa potenţialului angajat înainte de întâlnirea dintre acesta şi potenţialul angajator şi este un document extern, care poate fi făcut public şi care poate constitui sau poate fi baza pentru un anunţ de angajare. Fişa postului este un document intern, obligatoriu, pe care Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM) trebuie să îl găsească la sediul social al firmei. Testele trebuie să evidenţieze abilităţile şi înclinaţiile aspiranţilor/angajaţilor spre îndeplinirea obiectivelor din specificare. Planul de specificare a posturilor se realizează conform viziunii şi planurilor de dezvoltare ale firmei, astfel încât să prezinte o flexibilitate pe domeniul resurselor şi proceselor umane. Implementarea acestuia presupune coroborarea şi omogenizarea, pe scurt încadrarea, în procesele şi activităţile specifice firmei, mai ales în cazul în care aceasta trece printr-o perioadă de angajări, evaluare sau/şi tranziţie. În cazul în care managerul de resurse umane nu există sau nu e suficient de calificat pentru gradul de implemantare cerut de planul de speificare şi (re)evaluare, reprezintă o investiţie stategică achiziţionarea serviciilor unui specialist în domeniu, de preferinţă printr-o firmă de consultanţă.
Verificarea eficienţei specificării posturilor se face fie prin consultanţă sau prin instrumente specifice de măsurare a implementării acestei strategii în domeniul gestionării resurselor umane (teste speciale, chestionare, părerea angajaţilor, cutii pentru mesaje). Angajaţii trebuie să perceapă specificarea posturilor ca pe un instrument util profesional pentru angajaţi şi angajator, dezvoltând colaborarea şi comunicarea în sensul atingerii obiectivelor profesionale propuse.
